Sådan håndterer du “No-Shows”

Som salon arbejder er nøglen til succes vores kundeservice. Det er vigtigt at huske på!
Nogle gange kan det dog være svært at opretholde den professionelle facade, når kunderne enten ikke dukker op - eller aflyser i utide.

Vi kommer her med vores tips og tricks til hvordan DU håndterer no shows og utidige aflysninger.

#1 - Hav bookingbetingelser

Når man booker noget online, hvad enten det er et hotelværelse eller en skønhedsbehandling, så skal man ofte godkende betingelserne. Det bør dine kunder også gøre hos dig!
Bookingbetingelser er de vilkår, som du sætter for dine kunder for, at de kan få en tid hos dig. Det kan f.eks. være, at kunder skal aflyse minimum 24 timer før deres behandling, for at undgå gebyrer.

Det behøver ikke være en længere juridisk rapport - du skal blot oplyse hvad dine forventninger til kunden er og hvad konsekvenserne kan være. F.eks. at du sender faktura på fuldt beløb ved udeblivelse.

Sørg for, at dine bookingbetingelser ikke virker for “skrappe” som en slags trussel. Det vil skræmme dine kunder væk.

Det kan også være en fordel, at have et bookingsystem, hvor dine kunder aktivt skal gå ind og godkende betingelserne for deres tid. På den måde, så har du dit på det rene.

#2 - Se også tingene fra kundens side

Der kan ske nødsituationer som gør, at din kunde ikke kan dukke op til deres aftale. Det kan f.eks. være akut sygdom eller lignende. Husk at give disse kunder plads. Derfor kan det være en god idé at lave en “en gang går nok”-politik for dine kunder, hvor du er overbærende med dem. De efterfølgende nødsituationer vil herefter blive charget som normal udeblivelse.

Der er også stor forskel på hvor godt du kender dine kunder - og hvor faste de er. Er det en fast kunde som udebliver en enkelt gang om året, så går det nok.

Personligt husker jeg specielt én situation, hvor jeg var lidt for loose. Det var i starten af min karriere, hvor jeg havde en kunde der udeblev 3(!) gange til et nyt sæt vipper. Da hun så ville ombooke for 4. gang, så sagde jeg til hende, at det kunne hun godt, men så skulle hun betale på forhånd. Kom hun ikke, så var pengene tabt. Og guess what - hun ombookede aldrig. Så stod man der med en lang næse, men man lærer af de situationer, som man bliver udsat for.

#3 - Hav et online bookingsystem

Først: husk, at du er aldrig for lille til at have et bookingssystem - og det hjælper dig med rigtig mange ting, hvor du kan spare tid.
F.eks. kan din kunde gå ind og lave sin tid om - og også 100 gange, hvis han/hun ønsker det.

Med et godt bookingssystem hører også, at dine kunder skal godkende dine betingelser, hvilket kan være en rigtig stor fordel.

#4 - Inkasso

Selvom det lyder hårdt, så kan det være en fordel at have et inkasso selskab forbundet med din virksomhed.
På den måde kan du, hvis ikke kunden betaler for sin udeblivelse via. faktura, charge for behandlingen ved hjælp af et inkasso firma.
Det koster lidt, men er det et stort problem, så kan det betale sig i sidste ende.

I forbindelse med vores regnskabssystem, der har vi en aftale med et inkasso selskab tilknyttet, så på den måde betaler vi ikke “ekstra” for det.
Skulle uheldet være ude og kunden ikke vil betale sin regning, så gør vores inkasso selskab det, at de pålægger kunden alle ekstra omkostninger. Vi får derfor hver én krone tilbage i kassen. Det er også et kæmpe plus hos os. Og når ja, en af de ting som vores inkasso selskab spurgte ind til var, om kunden havde været aktivt inde og godkende betingelserne (så igen en god idé at have den feature på sin booking)

#5 - Brug tiden fornuftigt

Skulle din kunde lave et kedeligt no-show, så sæt dig ikke hen i hjørnet og græd. Sørg for at bruge tiden fornuftigt. Lav noget ekstra marketing. Lav et opslag i en gruppe om, at du har ledige tider, et billede af dit arbejde eller lignende.

Selvom pengene er tabt, så er der ingen grund til at spilde tiden. Der er kun én vej - og det er fremad!